Мессенджеры быстро вытеснили деловую переписку из тяжеловесной электронной почты в личные и рабочие чаты.
Мессенджер экономит время и делает общение более близким. Но при этом не стоит забывать, что ваши сообщения являются частью вашего имиджа. А манера речи и стиль общения способны не только укрепить деловые связи, но и их разрушить.
Какие правила важны для деловой переписки в мессенджерах, как создать о себе впечатление надежного профессионала, с которым комфортно сотрудничать, рассказал эксперт по продвижению и развитию в соцсетях, основатель компании Blackgrizzly Руслан Гильманов.
Содержание статьи
1. Сразу к делу
Вспомните, как вас раздражают люди, которые пишут «Здравствуйте!», а потом ждут вашего ответа, вместо того чтобы сразу говорить о деле. Такие сообщения воспринимаются как спам и ухудшают ваш имидж.
Поэтому после приветствия, в котором желательно назвать имя человека, сразу изложите суть вашего дела.
Формулируйте мысль четко, чтобы сообщение было емким, без лишних подробностей и эмоций.
Сообщение не должно быть простыней текста. Два-три абзаца вполне достаточно, чтобы выразить мысль и не вызвать отторжение большим количеством букв.
2. Пишите так, чтобы чтение не вызывало отрицательных эмоций
Ваше сообщение должно быть удобным для чтения, поэтому:
-
Не злоупотребляйте профессиональной лексикой, если не уверены, что собеседник ее тоже использует;
-
Не прибегайте к аббревиатурам и сокращениям слов, они затрудняют чтение и могут быть непонятны собеседнику;
-
Избегайте двусмысленных фраз, чтобы собеседнику не приходилось задавать уточняющих вопросов для понимания смысла;
-
Пишите грамотно, сообщение с ошибками будет свидетельствовать либо о вашей безграмотности, либо о пренебрежительном отношении к деловому партнеру;
- Не дробите сообщение на несколько маленьких. Так бывает, когда руки не успевают за мыслями. Вы набираете сообщение в потоке, а ваш собеседник получает обрывочные фразы и десяток звуковых уведомлений. Представляете, какая будет на это реакция
3. Копируйте стиль собеседника
Чтобы достигнуть взаимопонимания, подстройтесь под стиль сообщений собеседника.
Если пишете первым, то двух-трех сообщений будет достаточно, чтобы понять, каков стиль общения вашего партнера. Использует ли он смайлы, общается разговорным или деловым языком, предпочитает короткие фразы либо развернутые сложноподчиненные предложения.
Чем больше ваша речь будет похожа на речь собеседника, тем проще ему будет воспринимать то, о чем вы пишете.
4. Учитывайте отсутствие интонаций
Часто мы забываем, что у письменных сообщений отсутствует интонация.
Ученые из Нью-Йоркского университета выяснили, что в 44% случаев собеседники не могут верно определить эмоцию, заложенную в сообщении. И если вы отвечаете на изложенную вам стратегию «Понял», или «Спасибо», или «Ок», то оставляете собеседника в полном непонимании, какое у вас отношение к данному вопросу. Поэтому учитесь проговаривать свои эмоции: «Благодарю, стратегия отличная», «Идею понял, мне нравится», «Прекрасно, двигаемся по задачам дальше».
Можно уместно использовать эмодзи, если вы уверены, что собеседник их верно интерпретирует. Но без злоупотребления.
Негатив и критику однозначно стоит вынести за рамки общения в мессенджере. При живом разговоре ваши интонации помогут смягчить неприятные моменты, тогда как письменный всегда текст будет жестким и обидным. Человек будет многократно перечитывать, накручивать те эмоции, которые вы не вкладывали в сообщение. И это может разрушить ваши отношения.
5. Серьезные решения не для мессенджеров
Для серьезных договоренностей есть личные встречи и переговоры в Skype.
В переписке легко можно потерять договоренности. К тому же переписка не является доказательством достигнутых соглашений.
Если все же приходится обсуждать какой-либо проект в мессенджерах, делайте резюме беседы. Просите подтвердить, что вы правильно все поняли. И дублируйте резюме беседы на почту, чтобы его не приходилось искать в переписке.
При необходимости срочно отменить или перенести встречу, не надо полагаться на мессенджеры. Партнер может не успеть прочитать вовремя сообщение. Лучше в этом случае позвонить.
6. Не ждите мгновенной реакции
Никто не обязан в мессенджере тут же вам отвечать. Если вы видите, что ваш собеседник не прочитал сообщение, не стоит его беспокоить.
Также проявите терпение и не пишите в вечернее время и в выходные дни. Большинство предпринимателей предпочитают заниматься рабочими вопросами в рабочее время.
7. Уважайте чужое время
Если вы прочитали сообщение, но не можете на него ответить, напишите, что дадите ответ позже, чтобы собеседник не нервничал и не ждал продолжения диалога прямо сейчас.
Если делитесь ссылкой, не поленитесь подписать, на что она ведет и что человек должен там увидеть.
Отправляя контакты и номера карт, наберите сообщение текстом, чтобы человек мог скопировать и вставить, а не переписывать со скриншота. Это удобно для вас, но неудобно для собеседника.
Отвечайте в том же мессенджере, куда вам прислали сообщение, чтобы весь диалог был в одном месте.
Голосовые сообщения позволяют сэкономить время и передать эмоции, однако не всегда их удобно слушать. И не у всех есть возможность их расшифровывать. К тому же очень сложно потом бывает найти нужный войс. Поэтому переходите на голосовые сообщения только по обоюдному согласию. Важные детали, к которым собеседник будет возвращаться, лучше отправить текстом.
Соблюдение правил переписки в мессенджерах поможет избежать недопонимания, сэкономит время и добавит жирный плюс в ваш имидж.
Загрузка...
